Горняцкий городской совет

Порядок опрацювання письмових звернень

E-mail Печать PDF

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконкому

міської ради

від 21.09.2012 № 90

 

ПОРЯДОК

опрацьовування та розгляду письмових звернень громадян у виконкомі  Гірницької  міської ради

1. Загальні положення

1. Цей Порядок розроблено відповідно до Конституції України, Законів України «Про звернення громадян», «Про місцеве самоврядування в Україні», Інструкції з діловодства та зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (далі - Інструкція з діловодства) та установлює єдиний порядок прийому, реєстрації, розгляду звернень громадян, а також визначає порядок контролю за розглядом звернень, виконанням доручень, дотриманням термінів розгляду на наданням відповідей заявникам.

2. Письмові звернення - це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, які направлені поштою або передані громадянином, особисто через уповноважену особу, якщо ці уповноваження оформлені згідно чинного законодавства.

3.Письмові звернення можуть бути:

Індивідуальні - звернення, які подані окремою особою;
колективні

- звернення, подані групою осіб;

анонімні - письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, по яким не можливо встановити авторство;
повторні - викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги громадян (або групи осіб) виключно по тим питанням, які вже були викладені у попередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому відсутні нові або факти, які потребують додаткового вирішення;

- якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляді звернення у виконкомі міської ради;

- якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;

- не вирішені по суті чи не в повному обсязі питання, підняті у попередньому зверненні;

дублетні - це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї же групи осіб) з того і того ж питання, які направлені різними адресатами та які надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю до виконкому міської ради для їх вирішення по суті, якщо останні вже звернення відповідного змісту, при цьому, дублетні звернення до групи повторних не відносяться.

4. Опрацьовування письмових звернень, які надійшли до виконкому міської ради здійснює спеціаліст з питань розгляду звернень громадян міської ради, який несе відповідальність за організацію діловодства та додержання вимог цього Порядку в виконкомі міської ради.

2. Прийом, первинний розгляд та реєстрація письмових звернень громадян

1. Письмові звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов'язковому прийому, реєстрації та первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції міської ради, листи громадян отримує, розконвертує спеціаліст з питань розгляду звернень громадян міської ради.

2. Спеціаліст перевіряє відповідність отриманих листів реєстру надходження, наявність конверту та додатків до листів. Листи громадян підлягають обов'язковій реєстрації. На листах ставиться штамп, в якому зазначається дата надходження. Перед реєстрацією листи перевіряються на повторність, а потім реєструються на реєстраційно-контрольній картці, в яку заноситься реєстраційний індекс листа, прізвище, ім'я та по-батькові заявника, його адреса, індекс звернення. Якщо звернення надійшло через органи вищого рівня або Інші органи, в картці ставиться номер і дата цього супровідного листа та адресат. Реєстраційний індекс звернення складається обов'язково за даними Інструкції з діловодства.

Якщо звернення надійшло повторно, то на картці ставиться відповідний запис «ПОВТОРНО» або позначка з буквою («П»).

3. Попередній розгляд письмових звернень

1. Спеціаліст з питань розгляду звернень громадян здійснює попередній розгляд звернень, для чого:

1.1 Перевіряє їх відповідність вимогам ст. 5 Закону України «Про звернення громадян».

1.2 Вивчає звернення та встановлює:

1.2.1 Вид звернення, згідно ст. З Закону України «Про звернення громадян» та в реєстраційно-контрольній картці поставляє кодовану позначку пропозиції, заяви, скарги.

1.2.2. Компетенцію органу, який повинен розглянути його звернення.

1.2.3. Суть, характер і короткий зміст звернення, проводить кодування питань згідно з класифікатором звернень та відповідно до нього заповнює реєстраційно-контрольні картки в 4-х примірниках:

перший - для алфавітно-облікової картотеки;

другий - для резолюції керівника, який у подальшому направляється виконавцю з листом і підлягає поверненню також разом з листом заявника, виконання якого взято на контроль;

третій - для тематичної картотеки;

четвертий – для  контрольної картотеки;

 

1.2.4 Якщо лист взятий на контроль вищестоящим органом влади, то картки заповнюються з проставленням штампу або написом від руки  «Контроль» і терміну подання інформації про наслідки вирішення, а разі, коли орган влади вищого рівня вимагає повернення листа, то робиться помітка «Підлягає поверненню».

1.2.5 По закінченню цієї роботи звернення подаються на розгляд керівним працівникам виконкому міської ради. Якщо звернення визначено повторним, то до реєстраційно-контрольної картки додається особова справа заявника з попередніми зверненнями та листуванням по ньому.

Прийом, первинний розгляд, реєстрація та попередній розгляд звернень не повинен перевищувати 3-денний термін.

2 . Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів ВОВ, контрольні звернення, які надійшли через органи вищого рівня, попередньому розгляду підлягають першочергово.

3. Звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» (тобто в ньому не вказані прізвище, ім'я, по-батькові або адреса, не підписане автором або відсутня дата, не викладено суть порушеного питання) повертається авторові з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні спеціаліста з питань розгляду звернень громадян міської ради.

Рішення про повернення звернення авторові приймає секретар виконкому міської ради. Відповідь заявнику з роз'ясненням вимог ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» готує спеціаліст з питань розгляду звернень громадян. Відповідь дається заявнику за підписом секретаря виконкому.

4. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Рішення про визнання звернення анонімним приймає секретар виконкому за поданням спеціаліста з питань розгляду звернень громадян на підставі ст. 8 Закону України «Про звернення громадян».

5. Письмові звернення, де порушені питання, вирішення яких не входить до повноважень міської ради, пересилаються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого входить вирішення питання по суті в термін не більше 5 робочих днів з дня надходження до виконкому міської ради, про що повідомляється громадянин, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю приймає заступник міського голови, секретар виконкому. При цьому, за їх дорученням звернення направляється визначеному органу з проханням повідомити заявника про наслідки розгляду його звернення.

Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржують ся.

6. Звернення, в яких порушені питання підлягають вирішенню виконкомом міської ради, передаються спеціалістом з питань розгляду звернень громадян не пізніше як на 3-й робочий день після реєстрації на розгляд керівним працівникам виконкому міської ради згідно з розподілом функціональних обов'язків.

 

 

4. Розгляд звернень керівними працівниками виконкому міської ради

1. Письмові звернення на розгляд приймаються керівниками працівниками виконкому міської ради від спеціаліста з питань розгляду звернень громадян, які повинні:

-  ознайомитися зі змістом звернення;

-  уважно вникнути в їх суть;

-  визначити виконавця, в компетенцію якого входить вирішення визначених у зверненні питань. Для вирішення питань, які належать до компетенції і повноважень виконкому міської ради, керівник повинен визначати виконавця переважно зі спеціалістів міської ради, які курирують ту чи іншу галузь, з залученням до розгляду листів та інформування результатів керівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності. Доручати розгляд звернень безпосередньо керівникам підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності забороняється;

-    підготувати доручення виконавцю та встановити йому термін розгляду звернення;
-   у разі потреби призначити виконавцю провести комісійний розгляд звернення, з виїздом на місце або за участю заявника та визначити заходи щодо вирішення питання і розв'язання проблем, які є підставою для скарги. Розгляд листів громадян керівниками повинен проводиться протягом одного робочого дня, з отримання його на розгляд, але не пізніше загального терміну опрацювання звернень, який не повинен перевищувати п'яти робочих днів.

2. По зверненнях, в яких порушене питання не належить до компетенції виконкому міської ради, керівні працівники виконкому міської ради визначають виконавця та можуть надати доручення щодо розгляду звернення за компетенцією порушеного питання, в цих випадках на контроль керівником такі звернення не ставляться, або направити звернення на розгляд за належністю на підставі п. З ст. 7 Закону України «Про звернення громадян».

3.Під час розгляду повторних звернень керівник може доручити виконавцю, до
компетенції якого входить вирішення питання по суті, підготувати матеріали на
розгляд комісії з розгляду обставин надходження повторних і колективних звернень
або проект листа міському голові про припинення листування на підставі пп..2,3 ст. 8
Закону України «Про звернення громадян».

4.Якщо виконавців визначено декілька, керівний працівник виконкому міської
ради повинен визначити одного виконавця для збору І узагальнення інформації та
підготовки відповіді заявнику або інформування про результати розгляду органу
вищого рівня, яким встановлено контроль за зверненням. Його прізвище в резолюції
зазначається першим.

5. Обов'язковому контролю за вирішенням питань громадян підлягають:

5.1 Листи, про наслідки розгляду яких просять повідомити вищестоящі органи влади.

5.2 Звернення інвалідів Великої Вітчизняної війни і Радянської Армії та інвалідів праці, учасників Великої Вітчизняної війни, ветеранів праці, багатодітних матерів, громадян, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи.

5.3 Скарги на дії чи рішення органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування або їх посадових осіб.

5.4 Повідомлення про порушення законності, корупційні дії та зловживання державних службовців.

5.5.  Повторні і колективні звернення.

5.6.Листи, в резолюції по яких указані конкретні завдання та терміни.

6. За вказівкою керівництва на контроль можуть братися також Інші письмові звернення, вирішення яких належить до компетенції органів місцевого самоврядування.

7.  Термін розгляду звернень встановлюється керівними працівниками виконкому
міської ради на підставі ст. 20 Закону України «Про звернення громадян»:

- невідкладно або не більш 15 днів, якщо вирішення питання не потребують додаткового вивчення;

-  в інших випадках - не більше одного місяця (ЗО днів) від дня їх надходження.

8.  Термін розгляду звернення продовжується до 45 днів з моменту надходження
звернення до виконкому міської ради керівними працівниками виконкому міської
ради, якими встановлено контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з
повідомленням про це заявника.

5. Опрацьовування резолюції керівних працівників виконкому міської ради, направлення звернень виконавцям, організація контролю за вирішенням питань та дотриманню термінів розгляду звернень

1. Розглянуті керівними працівниками виконкому міської ради письмові звернення передаються спеціалісту з питань розгляду звернень громадян міської ради для опрацювання резолюції та направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям.

2. Резолюція керівних працівників виконкому міської ради заноситься до відповідної графи кожної реєстраційно-контрольної картки спеціалістом з питань розгляду звернень громадян.

3. Спеціаліст з питань розгляду звернень громадян міської ради:

- готує повідомлення авторам про отримання звернення;

- допрацьовує   реєстраційно-контрольні   картки,   перевіряє   правильність встановлених термінів розгляду та формує контрольну картотеку звернень;

- друкує супровідні листи за дорученням керівних працівників виконкому міської ради;

- перевіряє реквізити адреси виконавців;

- готує для відправки оригінали звернення та другий примірник реєстраційно-контрольної картки та їх копії і додатки, якщо виконавців декілька. На листи ставить штамп «Підлягає поверненню» та «Контроль» (якщо звернення контрольне);

- складає реєстри відправлень повідомлень авторам і звернень;

- відправляє адресатам.

4. Безпосередній контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян здійснює зостається за спеціалістом, який:

4.1 Щоденно контролює терміни розгляду звернень, для чого визначає та попереджає виконавців за 3 робочих дні до настання терміну про необхідність надання інформації та відповіді заявнику. Про кількість контрольних звернень та наявність порушень термінів при їх розгляді доповідає секретарю виконкому.

4.2 Щотижня направляє виконавцям нагадування про звернення, які знаходяться на контролі та готує довідки про стан виконавської дисципліни в розрізі виконавців.

4.3 Щоквартально готує довідки про стан виконавської дисципліни секретарю виконкому, заступнику міського голови для проведення нарад та вжиття заходів щодо розгляду звернень по суті.

4.4 Щоквартально аналізує стан розгляду звернень, вивчає причини, які породжують звернення, дотримання термінів розгляду звернень та готує аналітичні матеріали з цих питань для міського голови.

4.5 Отримує у встановлений термін від виконавців інформацію щодо розгляду та вирішення питань і копії відповідей заявникам, перевіряє їх зміст на відповідність наданим дорученням, якість та повноту вирішення, здійснює необхідні відмітки про результати та термін розгляду на контрольній картці, проставляє на інформації дату отримання.

5. Контрольні доручення, визначені керівними працівниками виконкому міської ради за зверненнями громадян, знімаються з контролю лише після того, як вжито заходів щодо вирішення всіх питань, порушених у звернені, а авторові надано вичерпну письмову відповідь. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль. В цьому випадку, якщо інформації отримані від усіх виконавців, керівнику передається особа справа заявника на розгляд для вирішення питання про зняття з контролю.

6. Звернення, на які даються попередні (проміжні) відповіді та інформації, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення порушених у звернені питань, в іншому випадку Інформація передається керівнику для ознайомлення та погодження провадження терміну або встановлення додаткового контролю, на який заповнюється додаткова картка, та відповідне доручення направляється виконавцю.

7. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю, сформована в установленому порядку справа зберігається у спеціаліста з питань розгляду звернень громадян міської ради у картотеці справ за алфавітним принципом. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється зберігання справ у виконавців. Спеціаліст може надати справу заявника виконавцю, за його запитом, тільки під розпис, для роботи з ним у приміщенні виконкому, в інших випадках - тільки окремі ксерокопії документів.

6. Вирішення звернень громадян та надання інформація і відповідей заявникам

1. Керівники підприємств, організацій і органів місцевого самоврядування, яким керівними працівниками виконкому міської ради доручено розгляд звернень громадян, при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вникати в їх суть, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали та направляти працівників цих органів на місця для перевірки викладених у зверненнях фактів, уживати інших заходів для об'єктивного вирішення поставлених авторами звернення питань, з'ясовувати та усувати причини та умови, які спонукають громадян скаржитись, якщо не суперечить чинному законодавству.

Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями обов'язково спілкуються з їх авторами, з'ясовують усі порушені питання та обставини, детально вивчають їх суть, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.

2. До перевірки звернень громадян можуть залучатися за згодою заявника представники громадськості.

3. За результатами перевірки звернення складається мотивований висновок про результати розгляду звернення громадян, який має містити в собі об'єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація керівному працівнику виконкому міської ради, який розглядав звернення разом з копією або проектом відповіді заявнику у встановлений керівником термін.

4. Інформація керівним працівникам виконкому міської ради та письмова відповідь
заявникам за результатами розгляду звернень надається за підписом керівників
структурних підрозділів міської ради, органів місцевого самоврядування та інших
органів, яким доручено розгляд звернень, та до повноважень яких входить вирішення
порушених у зверненнях питань (Схема для підготовки письмової відповіді по суті
звернень громадян у додатках № 1,2).

5.Якщо звернення контролювалося органом вищого рівня, то інформації готуються
в такому порядку:

5.1 Інформація облдержадміністрації, Секретаріату Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, Апарату Верховної Ради України та іншим центральним органам виконавчої влади за результатами розгляду звернень громадян готується виконавцями тільки за підписом міського голови, візується заступником міського голови, виконавцем.

6. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової
відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень. Контроль
за додержанням термінів та надання Інформації вищим органам влади здійснює
спеціаліст з питань розгляду звернень громадян міської ради.

  1. Рішення, які приймаються за зверненнями, повинні бути мотивованими та
    ґрунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа, визнавши заяву
    такою, що підлягає задоволенню, зобов'язана забезпечити своєчасне і правильне
    виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою - негайно
    вжити заходів щодо поновлення порушених прав громадян.
  2. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них
    питання, вжиті необхідні заходи і заявникам дані вичерпні відповіді.

9. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов'язковому порядку надається в установлений термін тим органом, який його отримав і до компетенції якого входить розв'язання порушених у зверненні питань, за підписом керівника органу або його заступника.

  1. У випадку, коли вирішення питання належить до компетенції виконкому міської
    ради відповідь заявнику надається за підписом керівних працівників виконкому
    міської ради.

11. Якщо вирішення питання не належить до повноважень виконкому міської ради
відповідь  заявникам  надається,  за  дорученням  керівних  працівників  виконкому
міської ради, керівникам підприємств і організацій міста.

12. Відповідь на звернення інвалідів Великої Вітчизняної війни, які надійшли до виконкому міської ради та розглянуті міським головою, надаються за його особистим підписом. Проект відповіді готує виконавець.

13. Рішення про відмову в задоволені вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, вжиті місцевими органами влади,

у межах їх компетенції, для захисту конституційних прав громадян. Якщо надавалася усна відповідь, то складається відповідна довідка, яка долучається до матеріалів перевірки звернення.

14. Проекти відповідей готують виконавці, згідно з резолюціями керівних працівників виконкому міської ради не пізніше чим за 2 робочих дні до настання терміну виконання.

15. Якщо виконавців, згідно з резолюцією, декілька, збір інформації і узагальнення відповіді громадянину здійснює перший виконавець, при цьому інші виконавці надають проекти обґрунтованих відповідей першому виконавцю не пізніше чим за 4 робочих дні до настання терміну виконання, визначеного керівництвом виконкому міської ради.

16. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана.

17. Підписані керівними працівниками виконкому міської ради відповіді заявникам передаються спеціалісту з питань розгляду звернень громадян у визначений керівними працівниками виконкому міської ради термін для оформлення їх у встановленому порядку і відправки заявнику.

7. Звернення, які не підлягають розгляду в виконкомі міської ради

1. Цей Порядок не поширюється на порядок розгляду звернень, визначених ст. 12 Закону України «Про звернення громадян», який встановлений кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним і трудовим законодавством. Такі звернення в виконкомі міської ради не розглядаються та за дорученням керівних працівників виконкому міської ради направляються на розгляд за належністю на підставі ч.З ст.7 зазначеного Закону органу, в компетенцію якого входить вирішення порушених питань.

2. Не розглядаються:

2.1 Звернення, які не відповідають вимогам ст. 5 Закону України «Про звернення громадян».

2.2 Звернення, яке визначене анонімним;

2.3 Повторні звернення, які надійшли до виконкому міської ради від одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає міський голова за поданням його заступника,   секретаря   виконкому   або   пропозицій   комісії  з   розгляду   обставин  надходження повторних і колективних звернень;

2.4 Звернення осіб, які визнані судом недієздатними;

2.5 Звернення, подані з порушенням термінів, передбачених ст. 17 Закону (тобто рішення не було оскаржене заявником протягом одного року, але не пізніше одного місяця з часу ознайомлення), за винятком, коли термін оскарження поновлено за рішенням міського голови.

 

Секретар виконкому                                                                                        О.І.Касарім

 

 

письмові звернення без зазначення місця проживання, не підпи-

сані автором (авторами), а також такі, по яким не можливо

встановити авторство
Обновлено ( 16.12.2012 09:58 )  

Наше місто

images/resized/images/stories/highslide//hl-1_135_90.jpgimages/resized/images/stories/highslide//hl-2_135_90.jpgimages/resized/images/stories/highslide//hl-3_135_90.jpgimages/resized/images/stories/highslide//hl-4_135_90.jpgimages/resized/images/stories/highslide//hl-5_135_90.jpgimages/resized/images/stories/highslide//hl-6_135_90.jpg

Екстрені номери

Если Вы стали жертвой преступления, незамедлительно звоните в милицию

 

Joomla